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Rechtliches

Datenschutz

Stand: 20. Juli 2026

1. Verantwortlicher

munddigital.de
Benjamin Mund
Bundesstr. 1
23881 Niendorf
Deutschland

E-Mail für Datenschutzanfragen: datenschutz@munddigital.de
Kontaktformular: Allgemeines Kontaktformular

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt.

2. Grundsätze der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung der Website, die Bearbeitung von Anfragen, die Vorbereitung oder Durchführung eines Vertrags, den Betrieb der angebotenen Mail- und Cloud-Dienste, die IT-Sicherheit, die Datensicherung oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Eine Verarbeitung zu Werbeprofilen, eine Veräußerung personenbezogener Daten oder ein bewusst eingebautes Website-, Öffnungs- oder Klicktracking findet nicht statt. Es erfolgt keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung.

3. Bereitstellung der Website

3.1 Hosting

Die Website munddigital.de ist ein statischer OnePager und wird auf einem Server der Hetzner Online GmbH in Deutschland bereitgestellt. Hetzner verarbeitet dabei technische Daten als Auftragsverarbeiter, soweit dies für den Betrieb der Serverinfrastruktur erforderlich ist. Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und wirtschaftlichen Bereitstellung unseres Internetauftritts.

3.2 Server- und Sicherheitsprotokolle

Beim Aufruf der Website können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Die Daten dienen der Auslieferung der Website, der Fehleranalyse, dem Schutz vor Angriffen und der Aufklärung von Missbrauch. Eine Zusammenführung mit Werbe- oder Nutzungsprofilen findet nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Funktionsfähigkeit und Sicherheit der Systeme.

Für containerisierte Dienste auf dem Hetzner-Server ist eine größenbasierte Docker-Protokollrotation eingerichtet. Je Container werden höchstens fünf komprimierte Protokolldateien mit jeweils höchstens 10 MB vorgehalten. Da die Rotation vom Datenaufkommen abhängt, entspricht dies keiner festen Anzahl von Tagen.

4. Allgemeines Kontaktformular

Über das allgemeine Kontaktformular können organisatorische, technische, rechtliche und datenschutzbezogene Anliegen übermittelt werden. Verarbeitet werden die angegebene E-Mail-Adresse, optional der Name, das gewählte Thema, die Nachricht und der Zeitpunkt der Übermittlung.

Die Antworten werden in Nextcloud Forms auf der unter Ziffer 6 beschriebenen, selbst betriebenen Nextcloud gespeichert. Ist eine Person beim Absenden mit einem Nextcloud-Konto angemeldet, kann die Antwort diesem Konto beziehungsweise dessen Benutzerkennung zugeordnet werden. Bei nicht angemeldeten Personen wird die Antwort in Forms als anonym angezeigt. Technische Verbindungsdaten können unabhängig davon in den unter Ziffer 6.1 beschriebenen Serverprotokollen anfallen.

Nach dem Absenden wird an die angegebene E-Mail-Adresse eine automatische Eingangsbestätigung über den unter Ziffer 7 beschriebenen eigenen Mailserver versendet. Sie enthält keine Kopie der Nachricht oder der übrigen Formularantworten. Eine gesonderte E-Mail mit den vollständigen Antworten wird nicht an den Betreiber versendet; die Bearbeitung erfolgt innerhalb von Nextcloud Forms.

Zusätzlich kann Nextcloud dem Betreiber eine interne Aktivitätsbenachrichtigung per E-Mail senden. Sie enthält den Titel des beantworteten Formulars und bei angemeldeten Personen gegebenenfalls den im Nextcloud-Konto hinterlegten Anzeigenamen. Bei nicht angemeldeten Personen wird die Einsendung als anonym angezeigt. Formularantworten, Freitexte und die im Formular angegebene E-Mail-Adresse werden nicht in diese interne Benachrichtigung übernommen.

Zugriff auf die gespeicherten Antworten hat Benjamin Mund über ein dafür vorgesehenes Nextcloud-Konto. Administratorzugriffe erfolgen nur, soweit sie für Administration, Sicherheit oder Fehlerbehebung erforderlich sind. Weitere Nutzer, Gruppen oder externe Dienstleister sind nicht zur Einsicht freigegeben.

Rechtsgrundlagen:

Speicherdauer: Die ursprüngliche Formularantwort wird nach Ablauf von 180 Tagen beim nächsten täglichen Prüflauf automatisiert aus Nextcloud Forms gelöscht. Soweit Angaben für ein fortdauerndes Vertragsverhältnis, eine rechtliche Bearbeitung oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten benötigt werden, werden die erforderlichen Informationen zuvor in die dafür vorgesehenen Vorgangs-, Kunden- oder Vertragsunterlagen übernommen. Für diese Unterlagen gelten die jeweils einschlägigen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen.

5. Aufnahmeformular für Mail- und Cloud-Dienste

Das Aufnahmeformular dient der unverbindlichen Prüfung einer Anfrage, dem persönlichen Kennenlernen, der Klärung von Bedarf, Umfang und Eignung sowie der Vorbereitung eines möglichen Vertragsverhältnisses. Durch das Absenden entsteht kein Vertrag und es wird kein Konto automatisch eingerichtet.

Je nach Eingabe können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Wie beim Kontaktformular werden zusätzlich der Übermittlungszeitpunkt und bei einer angemeldeten Person die Zuordnung zu ihrem Nextcloud-Konto gespeichert. Bei nicht angemeldeten Personen wird die Antwort in Forms als anonym angezeigt. Die derzeit angebotenen Formulare enthalten keine Upload-Felder.

Nach dem Absenden wird an die angegebene E-Mail-Adresse eine automatische Eingangsbestätigung über den unter Ziffer 7 beschriebenen eigenen Mailserver versendet. Für die persönliche Anrede kann der im Formular angegebene Name verwendet werden. Die Bestätigung enthält keine vollständige Kopie der übrigen Formularantworten.

Für die interne Aktivitätsbenachrichtigung gilt die unter Ziffer 4 beschriebene Verarbeitung entsprechend.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Prüfung der technischen, organisatorischen und sicherheitsbezogenen Eignung einer Anfrage.

Speicherdauer: Die ursprüngliche Formularantwort wird nach Ablauf von 180 Tagen beim nächsten täglichen Prüflauf automatisiert aus Nextcloud Forms gelöscht. Kommt ein Vertrag zustande, können die hierfür erforderlichen Angaben zuvor in die Kunden- und Vertragsdokumentation übernommen und für die Dauer des Vertrags sowie im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen gespeichert werden.

Angaben zu einem möglichen Gespräch über Jitsi dienen nur der Vorbereitung und Abstimmung. Ein Gespräch erfolgt erst nach gesonderter Terminvereinbarung. Die konkret eingesetzte Instanz und die dabei anfallende Verarbeitung werden vor dem Termin mitgeteilt.

5.1 Automatisierte Löschung und Löschprotokolle

Die Löschfrist wird täglich automatisiert über die Nextcloud-Forms-Schnittstelle geprüft. Das Löschskript ist ausschließlich für die vier fest hinterlegten Formular-IDs der deutschen und englischen Fassungen des Kontakt- und Aufnahmeformulars konfiguriert und prüft vor jedem Lauf die Eigentümerzuordnung. Das Löschprotokoll enthält keine Namen, E-Mail-Adressen oder Antworttexte, sondern nur Formularbezeichnung und -ID, Submission-ID, Übermittlungszeitpunkt, Anzahl geprüfter Antworten und Löschstatus. Diese technischen Protokolle werden spätestens nach 180 Tagen gelöscht. Bei Fehlern oder tatsächlich vorgenommenen Löschungen wird über den eigenen Mailserver eine Status-E-Mail ohne Formularinhalte versendet.

6. Selbst betriebene Nextcloud

Die Cloud unter cloud.munddigital.de wird auf eigener, physisch kontrollierter Hardware in Deutschland betrieben. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt. Die Cloud-Inhalte werden nicht für Werbung oder Profilbildung ausgewertet.

Je nach Nutzung verarbeiten wir insbesondere:

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Bereitstellung und Nutzung des Dienstes, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Pflichten und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Sicherheit, Missbrauchsprävention und störungsfreien Betrieb.

6.1 Protokolle und Aktivitäten

Dynamische Zugriffe auf die Cloud können im Nginx-Zugriffsprotokoll erfasst werden. Die Webserver-Protokolle werden täglich rotiert und für 14 Generationen aufbewahrt. Das Nextcloud-Anwendungsprotokoll erfasst nur Warnungen, Fehler und schwerwiegendere Ereignisse und wird ebenfalls täglich mit 14 Generationen rotiert. Aktivitätseinträge werden nach 90 Tagen automatisch bereinigt.

Das Protokoll für den Versand administrativer Systemmails wird täglich rotiert, für 30 Generationen aufbewahrt, komprimiert und ausschließlich für root lesbar gespeichert.

6.2 Löschung, Papierkorb und Versionen

Aktive Kontodaten und Inhalte werden für die Dauer der Nutzung gespeichert. Nach Vertragsende oder bestätigter Kontolöschung werden die aktiven Daten nach einer angemessenen Frist zur Datenübergabe beziehungsweise zum Export gelöscht, sofern keine gesetzlichen oder vertraglichen Gründe entgegenstehen.

Gelöschte Dateien können zunächst im Nextcloud-Papierkorb sowie in Dateiversionen verbleiben. Derzeit gilt die Nextcloud-Standardregel „auto“; dabei werden Papierkorbinhalte grundsätzlich 30 Tage vorgehalten und danach abhängig vom Speicherbedarf automatisch bereinigt. Nutzende können ihren Papierkorb auch selbst vorzeitig leeren.

Bei Freigaben an externe Personen können diese eigenständige Kopien erhalten. Auf bereits heruntergeladene oder außerhalb der Cloud gespeicherte Kopien haben wir keinen Einfluss.

6.3 Nextcloud-Sicherungen

Für Nextcloud wird täglich eine konsistente Sicherung erstellt. Hierzu wird zunächst ein lokaler Spiegel aktualisiert, anschließend eine kurze Wartungsphase aktiviert, ein abschließender Abgleich vorgenommen und ein vollständiger Datenbankdump erzeugt. Danach wird ein verschlüsseltes Borg-Archiv erstellt und auf eine Hetzner Storage Box übertragen.

Die Sicherung wird bereits auf dem eigenen System clientseitig verschlüsselt; auf der Storage Box liegen nur verschlüsselte Archivdaten. Die Entschlüsselungsschlüssel verbleiben unter unserer Kontrolle. Gesichert werden insbesondere Benutzerdateien, Konfiguration, Apps, Custom Apps, Themes, Datenbank, Papierkorb und Dateiversionen. Regenerierbare Vorschaudateien und temporäre Updater-Verzeichnisse sind ausgeschlossen.

Es werden bis zu sieben tägliche, vier wöchentliche und sechs monatliche Archivstände aufbewahrt. Nach Ablauf dieser Aufbewahrung werden nicht mehr benötigte Archive automatisiert entfernt und der belegte Repository-Speicher freigegeben. Ein monatlicher Konsistenzcheck des Borg-Repositorys ist eingerichtet. Die Wiederherstellung von Testdaten einschließlich Entschlüsselung und Prüfsummenvergleich wurde praktisch erfolgreich getestet.

Wegen der zeitversetzten Aufbewahrung können bereits aus dem aktiven System gelöschte Daten noch bis zum Ablauf der jeweiligen Sicherungsfrist in verschlüsselten Backups enthalten sein. Sicherungen werden ausschließlich für Wiederherstellungs-, Sicherheits- und Nachweiszwecke verwendet und nicht für den laufenden Zugriff bereitgestellt.

7. Maildienst mit mailcow und SOGo

Der Maildienst unter mail.munddigital.de wird mit mailcow auf einem Hetzner-Server in Deutschland betrieben. SOGo wird als Webmail-Oberfläche eingesetzt. Die Verbindungen werden nach dem Stand der jeweiligen Gegenstelle transportverschlüsselt. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von Nachrichten findet nur statt, wenn Absender und Empfänger sie selbst einsetzen.

Für den Betrieb werden insbesondere verarbeitet:

Eingehende Nachrichten werden mit Rspamd und ClamAV beziehungsweise weiteren mailcow-Komponenten auf Spam, schädliche Inhalte und technische Auffälligkeiten geprüft. Diese Prüfung ist für den sicheren Betrieb erforderlich und dient nicht der Erstellung von Persönlichkeits- oder Werbeprofilen.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Bereitstellung des Dienstes, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Pflichten sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Systemsicherheit, Spam- und Missbrauchsabwehr. Soweit besondere Vorschriften für Telekommunikationsdienste anwendbar sind, werden zusätzlich das Fernmeldegeheimnis und die einschlägigen Vorgaben des TDDDG beachtet.

7.1 Direkte Zustellung an externe Mailserver

Ausgehende Nachrichten, einschließlich angeforderter Eingangsbestätigungen, Nextcloud-Systemnachrichten und administrativer Statusmeldungen, werden über den eigenen Mailserver mail.munddigital.de versendet. Ein externer SMTP-Relaydienst wird derzeit nicht eingesetzt. Der Mailserver übermittelt Nachrichten direkt an die für die jeweilige Empfängeradresse zuständigen Mailserver. Dabei werden die für die Zustellung erforderlichen Nachrichten- und Verkehrsdaten an beteiligte Mailserver, Mailanbieter und Telekommunikationsnetze übertragen.

munddigital.de fügt ausgehenden Nachrichten keine Zählpixel zur Erfassung von Öffnungen und keine Weiterleitungslinks zur Erfassung von Klicks hinzu. Sichtbare, für die Darstellung erforderliche Bilder können von Servern unter munddigital.de geladen werden; dabei können die unter Ziffer 3.2 beziehungsweise 6.1 beschriebenen technischen Verbindungsdaten anfallen. Nach der Zustellung richtet sich die weitere Verarbeitung beim Empfänger nach dessen Verantwortungsbereich.

7.2 Speicherdauer und Protokolle

Nachrichten und Mailboxinhalte werden für die Dauer des aktiven Kontos beziehungsweise bis zur Löschung durch die nutzende Person gespeichert. Bei vollständiger Löschung eines Mailkontos hält mailcow die Mailbox derzeit für fünf Tage in einem technischen Wiederherstellungsbereich vor; anschließend wird sie aus diesem Bereich entfernt. Gesetzliche Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten können im Einzelfall eine längere Speicherung bestimmter geschäftlicher Korrespondenz erfordern.

Für die containerisierten mailcow-Dienste gilt die unter Ziffer 3.2 beschriebene größenbasierte Docker-Protokollrotation mit höchstens fünf komprimierten Dateien zu jeweils höchstens 10 MB pro Container. Die tatsächliche zeitliche Reichweite hängt vom Protokollaufkommen ab.

7.3 Mailcow-Sicherungen

Vom Mailserver wird täglich eine lokale vollständige Sicherung erstellt. Anschließend wird der Sicherungsstand verschlüsselt über eine authentifizierte Verbindung auf das selbst betriebene Nextcloud-System übertragen. Dort werden bis zu 30 Sicherungsstände vorgehalten. Übertragungen, Prüfsummen und der atomare Abschluss eines Sicherungslaufs werden automatisiert geprüft.

Mailcow-Sicherungen können Nachrichteninhalte, Anhänge, Konten, Einstellungen, Datenbanken und weitere für eine Wiederherstellung erforderliche Daten enthalten. Bereits im aktiven Mailkonto gelöschte Daten können daher bis zum Ablauf der Backup-Aufbewahrung in Sicherungsständen verbleiben. Die Sicherungen dienen ausschließlich der Wiederherstellung und Systemsicherheit.

8. Cookies, Sitzungen und lokale Speicherungen

8.1 Statische Website

Der statische OnePager setzt keine Analyse-, Marketing- oder Werbecookies und bindet keine externen Schriftarten oder Social-Media-Inhalte ein. Der derzeitige Passwortschutz verwendet die HTTP-Basic-Authentifizierung des Webbrowsers und kein eigenes Tracking-Cookie.

8.2 Nextcloud, Forms und SOGo

Nextcloud, öffentliche Nextcloud-Formulare und SOGo verwenden technisch erforderliche Sitzungs-, Sicherheits- und Authentifizierungsinformationen in Cookies oder im lokalen Speicher des Browsers. Sie dienen insbesondere der Anmeldung, Sitzungsverwaltung, CSRF-Abwehr, Sicherheit, Sprachauswahl, Darstellungspräferenzen und der von der nutzenden Person angeforderten Bedienung der Dienste.

Diese Speicherungen sind für die ausdrücklich angeforderten Funktionen erforderlich. Eine Einwilligung ist daher nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG grundsätzlich nicht erforderlich. Nicht notwendige Tracking- oder Werbespeicherungen werden nicht eingesetzt.

9. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten werden nur übermittelt, wenn dies erforderlich oder gesetzlich erlaubt ist. Empfänger können insbesondere sein:

Die produktive Nextcloud wird auf eigener Hardware betrieben und ist daher kein externer Auftragsverarbeiter. Externe Administratoren oder sonstige technische Dienstleister erhalten keinen regelmäßigen Zugriff. Sollte im Einzelfall ein Dienstleister eingesetzt werden, wird der Zugriff auf das Erforderliche begrenzt und datenschutzrechtlich abgesichert.

10. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, insbesondere verschlüsselte Transportverbindungen, Zugriffsbeschränkungen, getrennte Benutzerkonten, Sicherheitsprotokollierung, Spam- und Schadsoftwareprüfung, regelmäßige Aktualisierungen, automatisierte Protokollrotation, authentifizierten direkten Mailversand, verschlüsselte Offsite-Sicherungen und Integritätsprüfungen. Ein absoluter Schutz vor allen Risiken kann jedoch nicht garantiert werden.

Für Nextcloud und mailcow bestehen automatisierte Sicherungsabläufe. Die Nextcloud-Sicherung wird clientseitig verschlüsselt auf eine getrennte Hetzner Storage Box übertragen und regelmäßig auf Konsistenz geprüft. Eine praktische Wiederherstellung von Borg-Testdaten einschließlich Prüfsummenvergleich wurde erfolgreich durchgeführt. Statusmeldungen enthalten keine vollständigen Cloud-, Mail- oder Formularinhalte.

11. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Für eine allgemeine Anfrage ist mindestens eine erreichbare E-Mail-Adresse erforderlich. Für die Prüfung einer Aufnahme und die spätere Vertragserfüllung werden die jeweils als erforderlich gekennzeichneten Angaben benötigt. Ohne diese Daten kann die Anfrage möglicherweise nicht bearbeitet oder der gewünschte Dienst nicht bereitgestellt werden. Eine darüber hinausgehende gesetzliche Pflicht zur Nutzung der Formulare besteht nicht.

12. Deine Rechte

Du hast nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

Zur Ausübung deiner Rechte kannst du dich an datenschutz@munddigital.de wenden oder das Kontaktformular nutzen. Zum Schutz vor einer unberechtigten Herausgabe von Daten können wir einen geeigneten Identitätsnachweis verlangen.

13. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für nichtöffentliche Stellen mit Sitz in Schleswig-Holstein ist insbesondere folgende Behörde zuständig:

Landesbeauftragte für Datenschutz
Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD)
Holstenstraße 98
24103 Kiel
E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de

Soweit Daten im Rahmen der geschäftsmäßigen Erbringung von Telekommunikationsdiensten verarbeitet werden und die besondere Zuständigkeit nach dem TDDDG greift, ist daneben die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) zuständig.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Dienste, technische Abläufe, Empfänger oder die Rechtslage ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.